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Suponiendo que has leído la 1ª parte de ¿Cómo organizar un Concierto de Solista? 1ª parte, en el post de hoy te traigo la 2ª y última entrega de este artículo.No obstante aquí te dejo el enlace de la 1ª parte para que lo leas y luego vuelves aquí de nuevo.

¿Cómo organizar un Concierto de Solista? 1ª parte

 

La organización de un evento como puede ser un concierto de solista o similar es una ardua tarea que la podríamos agrupar en una serie de pasos a seguir. Estoy seguro que a muchos se les ocurrirá muchos pasos más y otros en cambio pensarán que muchos otros pueden agruparse en menos si conseguimos por ejemplo una empresa ( mánager) externa que nos gestione varios de ellos.

En cualquier caso hay que organizarse bien y prevenir muchas cosas al mismo tiempo que estar pendiente de casi que todo. En el mundo de los metales en raras ocasiones ocurre lo que podría ocurrir u ocurre con músicos de cuerda, cantantes líricos, pianistas orquestas. Es decir en esos casos se suele tener un mánager o representante si hablamos de un nivel alto o muy alto.

No quiero decir que el viento-metal no sea alto o muy alto el nivel, que para mí lo es. La cuestión es que no tenemos o disfrutamos de ese reconocimiento o estatus de otras familias instrumentales. En los tiempos que corren la inmensa mayoría ejercemos de nuestros propios representantes, así que casi que todo, pienso que el 99,9 % lo tenemos que gestionar nosotros. Desde la preparación musical obviamente hasta la infraestructura y logística que supone organizar, contactar, contratar, taquilla, pianista, banda de música, orquesta, etc.

Dentro de mi experiencia en este campo me gustaría compartir contigo todo aquello por lo que uno debe pasar o pensar y realizar a la hora de organizar un concierto de solista, que de igual forma puede ser de otra cosa ya que en definitiva es todo muy parecido.

Para poder realizar un concierto de (lo que sea, especialmente de solista) debes tener en cuenta lo siguiente

1. Presupuesto:

En primer lugar necesitamos conocer de antemano con que presupuesto contamos. Si vas a tener que pagar a un pianista o alquilar una salas, o si tan sólo vas a tener que recaudar una cantidad que compense tu actividad. También plantearse si lo vas a hacer gratis y a cambio ofreces otra actividad como un curso o una clase magistral. En función de todo eso debes de plantearte tu concierto

2. Fecha:

Definir el día exacto del concierto. Si no tienes una fecha difícilmente puedes plantear o programar nada ya que de eso va a depender mucho que realizes el concierto o no. Así que fíjate una fecha lo primero.

3. Contactar con la o las personas adecuadas:

En función de lo que quieras hacer tendrás que contactar con la persona adecuada. Si vas a tocar con una banda u orquesta tendrás que contactar al menos con el director de la agrupación musical o la persona encargada de organizar los conciertos y para ello tendrás que hacer un plan de acción para saber cómo y de qué manera contactar. Buscar por internet, conocer la forma de llegar al director o al representante, preguntar a tus contactos, etc.

Si vas a tocar en una sala donde quieres hacer un concierto de música de cámara te tocará buscar los organismos culturales pertitentes y entablar contacto con ellos para fijar los detalles no sin antes haber ofrecido en cualquier caso un dossier de lo que quieres hacer y porqué. Aquí un ejemplo de cómo hacer un dossier:

• Resumen Ejecutivo
• Introducción
• Promotores
• Antecedentes del Proyecto
• Contexto en el que se ubica el Proyecto
• El Proyecto
• Beneficios del Proyecto
• Plan de Comunicación
• Calendario de Acciones
• Presupuesto
• Anexos

4. Definición del sitio a tocar:

Estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y escoger el más apropiado. Hay salas pequeñas para música de cámara, salas de concierto para tocar con una banda, etc. Si todo eso no lo puedes controlar, tranquilidad. Pregunta a la persona con la que se ha contactado para al menos saber donde vas a tocar

5. Publicidad:

Definir la publicidad que vamos a utilizar. Si vamos a publicitarnos en medios online y offline, en que medios. Si vamos a hacer uso de carteles y donde los vamos a colgar;  flyers, donde los repartiremos…  También es necesario, una vez tengamos definido que publicidad utilizaremos, realizar el diseño y la impresión de esos banners, flyers, carteles, etc…

6. Elaboración y venta de tickets o entradas:

Consiste en el diseño y distribución de las entradas. Para ello será necesario también definir en que lugares vamos a distribuirlo, y pensar si ese día lo vas a vender antes del concierto. Eso por una parte, si tienes la suerte de que alguna institución te apoya, pues nada estás salvado tan sólo tendrás que haber pactado con anterioridad la forma de pago una vez pasado el concierto. En el mejor de los casos puedes estar cobrando al mes de la actuación. Lo bueno de esto es que el público goza del concierto gratis ya que tú cobras por o gracias a un patrocinio.

7. Búsqueda de patrocinadores:

Elaboración y envío de propuestas de patrocinio a empresas, instituciones, etc y luego tienes que ocuparte del cierre de ofertas.

8. Producción:

Definir las empresas encargadas de la iluminación y el sonido. Personal de las puertas que controlará a la gente en las entradas al concierto. Coordinación del transporte del piano si es el caso.

9. Venta de entradas:

Establecer puntos de venta de las entradas para el concierto en los lugares definidos y siempre bien anunciados, lo más concreto posible.

10. Seguridad:

Establecer las medidas de seguridad necesarias y establecer contratos con empresas de seguridad si es el caso.

11. Impuestos y permisos:

Gestionar la solicitud de los permisos necesarios para llevar a cabo el concierto.

12. Rueda de prensa:

Elaboración y difusión de notas de prensa (bien redactada, estructurada y sin faltas de ortografía): Hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y/o difundir una nota de prensa comunicando el mismo a la prensa especializada. Tanto antes del evento para su comunicación como después con las conclusiones sacadas tras el evento.

13. Recuento de entradas:

Conteo de entradas para establecer cuantas hemos vendido. Una por saber lo recaudado u otra por conocer la afluencia de espectadores y conocer la repercusión para organizar otro evento similar

   14. Liquidación final y balance

Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdidas

Para concluir te puedo decir que organizar un concierto no tiene por qué ser muy difícil, aunque a priori parezca lo contrario. Tampoco es algo que se improvisa dos días antes y es conveniente tener en cuenta aspectos como los que hemos reseñado con anterioridad. Si bien es cierto que si contamos con una empresa especializada que nos gestione todo esto es más sencillo puesto que en la misma, todos saben lo que tienen que hacer para que las cosas salgan bien. Pero en nuestro caso te puedo asegurar de que es tal y como te he contado anteriormente. Todo es autogestionado por uno mismo y a veces álguien te ayuda.

Lo mejor de todo es la satisfacción personal una vez concluye todo y sin saber porqué necesitas hacer otro y otro y otro. En cierta manera porque es un trabajo pero también porque se disfruta mucho de este trabajo. En mi caso suelo realizar mínimamente 10 conciertos de solista al año entre todas las demás actividades profesionales que realizo (Orquesta, Banda de música, Docencia, Cursos, etc).

Espero que haya sido de utilidad y si se te ocurre algo más sobre cómo organizar un concierto que seguro hay más cosas, cuéntanoslas en los comentarios, será genial saber tu experiencia al respecto

Aprovecho este post para anunciar el lanzamiento de la 3ª edición del Curso de Trombón Exprés, de la Escuela de Trombón 2.0. Un curso on-line de 8 semanas destinado a trombonistas que buscan aprender más y mejor su instrumento y profundizar en todos los aspectos relacionados con el instrumento.

Aquí te dejo el enlace para que te informes de todo lo que se viene para esta 3ª edición:

ESCUELA DE TROMBÓN 2.0

 

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Javier Colomer